Rapport annuel du Comité d’audit et d’évaluation 2024-2025

Seizième rapport annuel

ISSN 2819-0033

Plan annuel et rapport annuel

Le Comité d’audit et d’évaluation (CAE) exerce ses activités conformément au plan annuel qui est préparé par le président et approuvé par la commissaire. Le document précise le nombre de rencontres prévues pour l’exercice à venir ainsi que les sujets qui seront abordés pendant ces réunions. À la fin de chaque exercice, le président du CAE, en consultation avec d’autres membres externes, soumet un rapport (le présent document) à l’intention de la commissaire, dans lequel il décrit les activités menées par le CAE au cours de l’exercice, et fait une évaluation des systèmes, contrôles et autres outils de gestion qui sont en place au Commissariat à l’intégrité du secteur public (le Commissariat).

Composition

Le président et les membres du CAE sont choisis par la commissaire. Voici la composition du CAE au cours de l’exercice 2024-2025 :

Président

• Jacques Paquette, externe

Membres

• Harriet Solloway, commissaire
• Danièle Besner, externe

Participants réguliers non membres

• Nicolas Palanque, sous-commissaire et dirigeant principal de la vérification (DPV) (jusqu’en novembre 2024)
• Brian Radford, sous-commissaire et DPV (à partir de décembre 2024)
• Ludovic Noubissi, dirigeant principal des finances (DPF)
• Heidi Bartman, dirigeante principale des résultats
• Christian Santarossa, directeur des opérations

Réunions

Le CAE s’est réuni aux dates suivantes au cours de l’exercice 2024-2025 :

• Le 14 mai 2024
• Le 5 septembre 2024
• Le 2 décembre 2024
• Le 24 février 2025

Au cours de cet exercice, toutes les réunions se sont tenues en personne. À chacune des réunions du CAE, les membres externes tiennent une séance à huis clos avec la commissaire. De plus, une séance à huis clos s’est aussi tenue avec les représentants du Bureau du vérificateur général (BVG) à chacune des deux rencontres auxquelles ils ont participé.

Soutien au CAE

Le CAE a reçu des renseignements et du soutien de la direction du Commissariat pour lui permettre de s’acquitter de ses fonctions et responsabilités de façon efficace. La commissaire a également mis à la disposition du CAE ses rapports au Parlement, y compris son rapport annuel et ses rapports sur les cas d’actes répréhensibles avérés.

La dirigeante principale des résultats a préparé les ordres du jour en consultation avec le président du CAE et les procès-verbaux des réunions au cours de l’exercice 2024-2025 et a appuyé les travaux du CAE.

Résumé des sujets abordés aux réunions du CAE au cours de l’exercice 2024-2025

Voici les points abordés par le CAE au cours de l’exercice 2024-2025 :

Vérification des états financiers par le BVG

• Le BVG vérifie les états financiers annuels du Commissariat.
• Le 5 septembre 2024, Riowen Abgrall, Louiselle Otis et Sarah Bergeron du BVG ont présenté au CAE les résultats de la vérification des états financiers pour l’exercice 2023-2024. Aucune anomalie significative ne fut trouvée et leur examen n’a relevé aucune preuve de fraude.
• Ainsi, à la suite de son examen, le BVG n’a pas émis de lettre de recommandation au Commissariat.
• Le BVG a remercié le personnel du Commissariat pour son entière collaboration.
• Les représentants du BVG ont demandé aux membres du CAE ainsi qu’aux participants non membres s’ils étaient au fait de situations de fraude au Commissariat. Les membres et les participants non membres ont répondu qu’ils n’étaient au fait d’aucune situation du genre.
• Les membres du CAE se sont dits satisfaits du rapport.
• Le BVG a souligné que, grâce à des efforts d’efficience, les coûts des audits ont diminué tout en assurant la qualité du travail.
• Une séance à huis clos s’est tenue entre les membres externes du CAE et les représentants du BVG.
• Le cycle d’audit s’est poursuivi le 24 février 2025 par la présentation du BVG de son plan d’audit des états financiers pour l’exercice 2024-2025. Mme Bergeron a présenté le calendrier des travaux. Le rapport du BVG sera présenté au CAE lors de sa rencontre en septembre 2025.
• Le BVG a fait état de certains faits nouveaux en matière de normes venant du Conseil sur la comptabilité dans le secteur public, dont un nouveau cadre conceptuel. Toutefois, il a indiqué que ces nouveautés n’ont pas d’impact significatif sur le Commissariat.
• La lettre de mission signée l’année dernière par la commissaire est toujours effective.

Plan d’audit et d’évaluation axé sur les risques (PAEAR)

• Le CAE a discuté à chacune de ses réunions le PAEAR du Commissariat.
• À la lumière du risque croissant visant la cybersécurité, cette question a fait l’objet d’une attention particulière. Ainsi, à la demande du CAE, le dirigeant principal de l'information a revu la section sur les risques de cybersécurité du PAEAR et a proposé des modifications et des ajustements. Le CAE s’est réjoui de la qualité du travail accompli et est d’avis que le PAEAR, incluant les stratégies de mitigation de risques, fournit une plus grande assurance au Commissariat.

Rapport annuel 2023-2024 du CAE

• Le rapport annuel a été approuvé et publié sur le site Web du Commissariat.

Plan annuel 2024-2025 du CAE

• Lors de sa réunion du 14 mai, le CAE a discuté le plan annuel et a planifié en conséquence les ordres du jour des réunions à venir afin de s’assurer de couvrir tous les éléments du plan. Les dates pour certains éléments du plan ont été ajustées ou clarifiées.

Mandat du CAE

• Le CAE a procédé à une révision régulière de son mandat afin de s’assurer qu’il est à la fois complet et pertinent. Aucune modification n’a été apportée à la version mise à jour en mai 2023.

Tableau de bord d’audit et de l’évaluation

• Le tableau de bord de la vérification et de l’évaluation a fait l’objet de discussions à chacune des réunions du CAE. Les discussions ont porté notamment sur l’état d’avancement de chaque audit et évaluation, ainsi que sur les modifications proposées au calendrier lorsque nécessaire.
• Il fut déterminé que le prochain audit de cybersécurité serait fait lors de l’exercice 2026-2027.
• Les discussions ont porté entre autres sur la mise en œuvre des activités identifiées dans le Plan annuel 2024-2025 du CAE et des échéanciers de certains audits, incluant l’audit sur l’accessibilité et l’évaluation de la politique de prévention du harcèlement et de la violence en milieu de travail.
• Les résultats du suivi de l’évaluation cyclique des ressources humaines ont été discutés, y compris ses recommandations.
• Les résultats de la vérification des contrôles internes en matière de rapports financiers ont été discutés. Aucun problème significatif n’a été identifié, mais certaines recommandations ont été faites.

Plan de continuité des opérations

• Le CAE a été informé de la dernière mise à jour du plan de continuité des opérations.

Mise à jour juridique

• L’avocat général a présenté une mise à jour des différents litiges importants.

Valeurs et éthique organisationnelles

• Mme Bartman a informé le CAE qu’il y avait de nouvelles exigences en matière de valeurs et éthiques. Les employés doivent recevoir une formation sur les valeurs spécifiques au Commissariat. Une séance interactive sur les valeurs et éthiques pour tout le personnel est prévue en mai 2025.

Bureau du contrôleur général

• Le Plan d’audit interne axé sur les risques pour les exercices 2024-2025 et 2025-2026 du Bureau du contrôleur général a été présenté pour information au CAE. Le Commissariat ne fait pas partie de ce plan puisqu’il a son propre comité de vérification et Plan. Toutefois, ce plan est une bonne source de référence pour le CAE.

Budget

• Le CAE a examiné les rapports financiers trimestriels préparés par le Commissariat et a transmis ses observations au DPF. À chaque réunion, les membres ont obtenu une analyse et un rapport complets du DPF concernant les dépenses et les prévisions.

Ressources humaines

• Sur une base régulière, le CAE a été informé des diverses questions touchant les ressources humaines, notamment en matière de dotation, de roulement du personnel, de formation et de planification. De même, il a été informé de la charge de travail du Commissariat.

Rapports du Commissariat

• Le CAE a fourni ses avis, lorsque nécessaire, sur les Rapports annuels, les Plans ministériels et les Rapports sur les résultats ministériels. Le CAE a suggéré d’utiliser ces rapports pour mieux expliquer au public ce qui ressort des statistiques afin de mieux faire ressortir les enjeux auxquels fait face la Commissariat et mieux mettre en valeur ses résultats.

Modifications portant sur le personnel de l’audit et de l’évaluation

• Durant la période de ce rapport, un changement a eu lieu alors que M. Radford est devenu le nouveau dirigeant principal de la vérification.

Auto-évaluation

• Tous les deux ans, le CAE procède à son auto-évaluation par l’entremise d’un questionnaire exhaustif rempli de manière anonyme. Le sondage s’est fait au cours de l’été et les résultats ont été discutés lors de sa réunion de septembre.
• Les résultats de l’auto-évaluation du CAE sont dans l’ensemble très positifs. Il est ressorti de cela qu’une question devait être revue, car elle semble avoir créé une certaine confusion. La prochaine auto-évaluation sera effectuée en 2026.

Activités d’orientation et d’apprentissage

Symposium du Secrétariat du Conseil du Trésor pour les comités ministériels d’audit (CMA)

• Le 27 novembre 2024, Jacques Paquette et Daniele Besner ont assisté au symposium du CMA. Le symposium était virtuel et s’est tenu en une demi-journée. Le symposium portait sur plusieurs thèmes, dont la mise en œuvre de l’exercice de réduction des dépenses; les risques de cybersécurité et; les divers rôles des comités ministériels d’audit.

Ordre du jour des prochaines réunions du CAE

Certaines activités du CAE ont lieu chaque année, notamment :

• Formuler des conseils et des recommandations à la commissaire à l’égard de questions relatives à la prestation de services, dont la mesure du rendement et la communication avec les intervenants;
• Évaluer les risques ainsi que les suivis appropriés, y compris les stratégies de mitigation;
• Examiner les rapports d’audit et d’évaluation;
• Donner suite aux plans d’action de la direction, notamment aux recommandations formulées dans les rapports des autres agents du Parlement;
• Collaborer avec le BVG et le BCG, si nécessaire, compte tenu du statut d’agent du Parlement du Commissariat;
• Approfondir, en tant que CAE, la compréhension de l’administration et des activités du Commissariat dans le cadre de séances d’information données par des employés compétents sur ses opérations, de sorte que les membres du CAE soient mieux en mesure de donner des avis sur les risques;
• Examiner les rapports financiers trimestriels et fournir des commentaires, le cas échéant, sur les Rapports annuels, les Plans ministériels et les Rapports sur les résultats ministériels;
• Participer, au besoin, aux activités d’apprentissage proposées à l’ensemble des vérificateurs pour échanger avec les membres de comités d’audit d’autres ministères et organismes.

Évaluation des mécanismes de contrôle interne, de gestion du risque et de gouvernance du Commissariat

Le CAE se réunit en tant que comité avec le personnel du Commissariat trois à cinq fois par année. Ainsi, il peut s’avérer difficile pour le CAE de remplir correctement le rôle qui lui est dévolu de formuler des conseils probants à la commissaire sur le fonctionnement des mécanismes de contrôle interne, de gestion du risque et de gouvernance.

Afin de s’acquitter de son rôle, des mesures ont été prises pour accroître la fiabilité des conseils fournis par le CAE à la commissaire au cours de la période visée et dans le présent rapport :

• Au cours de chaque réunion du CAE, les membres externes tiennent une séance à huis clos avec la commissaire.
• Au cours de la période visée par le rapport, le président a maintenu des contacts périodiques avec la DPV et le DPF.
• Les membres externes ont examiné les états financiers trimestriels du Commissariat et, à chaque réunion du CAE, des questions de nature financière ont été posées au DPF.
• Des évaluations des divers contrôles financiers internes à être effectuées par une firme externe ont été intégrées dans le plan d’audit et d’évaluation pour compléter les autres mécanismes d’audit déjà en place.
• Les membres externes ont tenu une réunion à huis clos le 5 septembre 2024 avec les représentants du BVG responsables de la vérification des états financiers pour l’exercice 2023-2024 du Commissariat. La vérification n’a pas relevé d’inexactitude ou de préoccupation importantes qui devaient être portées à l’attention du CAE, du DPF, du DPV ou de la commissaire.

Après la mise en œuvre de ces mesures, les membres externes du CAE ont estimé qu’à leur point de vue et à leur connaissance, le système de contrôle interne et les mécanismes de gestion du risque et de gouvernance du Commissariat sont adéquats.

Examen de la capacité et du rendement des fonctions d’audit et d’évaluation internes

Le CAE a relevé ce qui suit :

• Le CAE se réunit périodiquement et est dirigé par un président externe. Sa composition est examinée annuellement et renouvelée au besoin.
• Les audits du BVG ont lieu chaque année et son personnel a salué la collaboration des représentants du Commissariat avec lesquels il a travaillé, ainsi que la collaboration des représentants de la Commission canadienne des droits de la personne et des fournisseurs de services financiers pour le Commissariat.
• Un plan d’audit et d’évaluation axé sur les risques a été élaboré et examiné par le CAE, puis approuvé par la commissaire et est révisé au besoin. La DPV prépare le tableau de bord d’audits et d’évaluations, et le CAE l’examine au moins une fois par exercice.
• Le Commissariat a recours à des consultants externes pour obtenir des services professionnels dans les domaines de l’évaluation des risques, de l’audit et de l’évaluation, ainsi que de la planification de l’audit et de l’évaluation. Le CAE continuera de surveiller les résultats liés à la prestation de ces services.
• Il existe des fonds suffisants pour exécuter le plan d’audit et d’évaluation axé sur les risques qui a été approuvé.

Le CAE continuera d’examiner la capacité et le rendement des fonctions d’audit et d’évaluation internes du Commissariat.

(La version originale a été signée par)

Jacques Paquette, président
Au nom du Comité d’audit et d’évaluation du Commissariat

Annexe A

Comités d’audit

La création, au sein des organisations du secteur public, de comités d’audit indépendants composés en majorité de personnes venant de l’extérieur de l’administration publique fédérale constitue un élément essentiel de la Politique sur l’audit interne du Conseil du Trésor (le CT). Le rôle fondamental de ces comités consiste à veiller à ce que l’administrateur général obtienne des conseils indépendants et objectifs et une assurance de la pertinence des mécanismes de contrôle et des processus de reddition de compte du ministère.

L’importance des comités d’audit a ensuite été confirmée par le législateur lorsque la Loi fédérale sur la responsabilité a modifié la Loi sur la gestion des finances publiques pour y ajouter les exigences suivantes :

Vérification interne et administrateurs des comptes (selon la Loi sur la gestion des finances publiques) :

Prise des mesures nécessaires à la vérification interne

16.1 L’administrateur général ou le premier dirigeant veille à la prise des mesures propres à assurer l’accomplissement, au sein du ministère, de la vérification interne répondant aux besoins de celui-ci.

2006, ch. 9, art. 259

Constitution d’un comité de vérification

16.2 Sous réserve des instructions que peut donner le Conseil du Trésor en vertu de l’alinéa 7(1)e.2) et sauf disposition contraire de celles-ci, il incombe à l’administrateur général ou au premier dirigeant de chaque ministère de constituer un comité de vérification.

2006, ch. 9, art. 259

Nomination

16.21 (1) Le Conseil du Trésor peut, sur recommandation du président du Conseil du Trésor, nommer à titre de membre de tout comité de vérification constitué au titre de l’article 16.2, toute personne qui n’occupe pas de poste au sein de l’administration publique fédérale et qui possède les qualités exigées par ses instructions.

Comités d’audit et organismes parlementaires

La Politique d’audit interne du CT fait expressément mention des bureaux des agents du Parlement, notamment le Commissariat à l’intégrité du secteur public (le Commissariat). Sous réserve de l’observation des articles 16.1 et 16.2 de la Loi sur la gestion des finances publiques, les administrateurs généraux de ces organismes peuvent approuver toute dérogation à des exigences précises de la présente politique, s’ils le jugent approprié au regard des mécanismes de gouvernance et du profil de risque de l’organisme dont ils sont les administrateurs généraux, ainsi que du mandat qui leur est conféré par la loi.

Audit et évaluation

Bien que l’audit et l’évaluation fassent l’objet de politiques distinctes au gouvernement fédéral, la gestion de ces fonctions s’effectue sans dissociation, particulièrement dans les petits organismes. Par souci d’efficacité, le comité d’audit du Commissariat est également responsable de l’évaluation, conformément à la Politique sur les résultats du CT, et s’appelle donc le Comité d’audit et d’évaluation (CAE).

Reddition des comptes du CAE

Le CAE joue un rôle consultatif. Le CAE rend des comptes uniquement à la commissaire à l’intégrité du secteur public du Canada (la commissaire). À cet égard, les membres sont responsables de l’objectivité, de la qualité et de l’actualité des conseils qu’ils fournissent et de l’exécution de leurs responsabilités contractuelles. De plus, le CAE effectuera sur une base biannuelle une auto-évaluation de son travail.

Responsabilités du CAE

Les responsabilités du CAE, en conformité avec la Politique sur l’audit interne du Secrétariat du Conseil du Trésor (1er avril 2017), sont les suivantes :

• Formuler des recommandations et des conseils objectifs à l’intention de la commissaire au sujet du caractère suffisant, de la qualité et des résultats des missions d’audit interne liées à la pertinence et au fonctionnement des cadres et des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance du Commissariat;
• Passer en revue, à l’aide d’une approche fondée sur les risques, tous les domaines de responsabilité des comités ministériels d’audit qui sont liés aux processus de gestion, de contrôle et de responsabilité qui sont déterminés par le contrôleur général du Canada. Ceux-ci incluent :
  • Valeurs et éthique;
  • Gestion des risques;
  • Fonction de vérification interne;
  • Certificateurs internes;
  • Suivi des plans d’action de la direction;
  • États financiers et rapports des comptes publics;
  • Rapports de reddition de comptes;
• Fournir des conseils et des recommandations sur des questions dont la responsabilité incombe à la commissaire, en tant qu’administrateur des comptes, ainsi que sur d’autres questions suivant une demande ou selon les besoins de la commissaire;

En ce qui concerne les évaluations, le CAE fera ce qui suit :

• Donner des conseils à la commissaire, au moyen de l’examen du plan d’audit et d’évaluation axé sur les risques du Commissariat, au sujet des programmes et des opérations du Commissariat qui devraient faire l’objet d’une évaluation;
• Examiner le cadre de référence, la portée et le calendrier de toute évaluation prévue et donner des conseils à cet égard;
• Examiner les conclusions des évaluations effectuées et assurer la surveillance des plans d’action de la direction subséquents.