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Cinquante questions utiles pour les petites agences fédérales

Un nouvel administrateur général devrait poser bien des questions – probablement des centaines de questions au cours des premiers mois. C'est pourquoi la liste des questions énumérées dans le présent document ne se veut pas définitive. Cependant, ces questions portent sur quatre éléments importants de l'existence d'une organisation : la structure, les activités, la production de rapports, ainsi que la vérification et l'évaluation. Ces questions, et les réponses qui y seront données, susciteront d'autres interrogations importantes et pertinentes portant sur les particularités de chaque organisation. Le fait de poser les questions qui suivent et d'y trouver réponse ne permettra pas d'éviter tout acte répréhensible au sein d'une organisation. Toutefois, cela peut aider à garantir que les outils, les systèmes et les processus nécessaires sont en place de manière à offrir un milieu sain où la direction et le personnel de l'organisation se sentent en confiance.
Structure
1. Quelle est la loi habilitante de l'organisation ?
2. Existe-t-il un instrument valide de délégation des pouvoirs financiers délivré par le président du Conseil du Trésor (CT) ?
3. La formation et les processus nécessaires sont-ils en place pour l'exercice des pouvoirs financiers délégués ?
4. Y a-t-il un instrument valide de délégation des pouvoirs délivré par le président du CT relativement à l'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels ?
5. Existe-t-il un instrument valide de délégation des pouvoirs de dotation délivré par le président de la Commission de la fonction publique (CFP) ?
6. Y a-t-il une structure des activités de programme approuvée par le CT ?
7. Y a-t-il un plan de continuité des activités en place ?
8. Existe-t-il un comité patronal-syndical ?
9. Y a-t-il un comité de santé et de sécurité au travail ?
10. L'organisation figure-t-elle sur les listes de diffusion des lettres d'appel et des avis envoyés par courrier électronique ?
11. Existe-t-il des descriptions de postes pour tous les membres du personnel ?
12. Un organigramme à jour a-t-il été transmis au personnel ?

Activités

13. Qui sont nos partenaires clés à l'intérieur et à l'extérieur de l'administration publique fédérale ?
14. Sur qui comptons-nous pour la prestation de nos services ?
15. Qui est responsable de la vérification et de l'évaluation ?
16. Les budgets sont-ils délégués au sein de l'organisation ?
17. Des réunions sur les budgets sont-elles tenues régulièrement ?
18. De quoi discutons-nous aux réunions sur le budget ?
19. Quel est le protocole pour la liaison avec le bureau du ministre ?
20. Qui est responsable de la liaison avec les comités parlementaires ?
21. Qui s'occupe de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels ?
22. Qui est chargé des langues officielles ?
23. Qui est responsable de la liaison avec l'analyste des programmes du CT ?
24. Qui est responsable de la liaison avec le fournisseur des services financiers ?
25. Qui s'occupe de la liaison avec le responsable de la rémunération et des avantages sociaux ?
26. Qui est responsable de la liaison avec le fournisseur des services de RH ?
27. Qui est responsable de la liaison avec le fournisseur des services des locaux ?
28. Qui s'occupe de la liaison avec le fournisseur des services de sécurité ?
29. Qui s'occupe de la passation des marchés ?
30. Qui est responsable de la gestion des biens ?
31. À quels syndicats les membres du personnel appartiennent-ils ?
32. Qui sont les représentants syndicaux ?
33. Des réunions de cadres ont-elles lieu régulièrement ?
34. Qui est responsable de la liaison avec le fournisseur des services de technologie de l'information (TI) ?
35. Qui s'occupe de la gestion des documents ?
36. Y a-t-il une classification des dossiers au sein de l'organisation ?
37. Qui est le responsable du Programme d'aide aux employés ?
38. Qui s'occupe de la santé et de la sécurité ? Est-ce que l'organisation a accès à des services de bibliothèque ?
39. Qui est responsable de la liaison avec le fournisseur des services de courrier ?
40. Y a-t-il des poursuites en cours ?
41. Quels sont les dispositifs en matière de sécurité matérielle du ou des bureaux de l'organisation ?

Rapports

42. Quelle est la procédure de divulgation d'un acte répréhensible ?
43. Qui s'occupe des rapports annuels à l'intention de la CFP ?
44. Qui s'occupe des rapports annuels à l'intention du Commissariat aux langues officielles ?
45. Qui est responsable des rapports annuels sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels ?
46. Qui doit établir le Rapport sur les plans et priorités (RPP), le Rapport ministériel sur le rendement (RMR), la mise à jour annuelle des niveaux de référence (MJANR) et le Budget principal des dépenses ?
47. Qui s'occupe de dresser les comptes publics et les états financiers ?
48. Qui s'occupe de rédiger le rapport annuel au Parlement ?

Vérification et évaluation

49. Existe-t-il un comité de vérification ?
50. Y a-t-il des mesures de suivi de gestion en suspens ?

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